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7 conseils pour gérer efficacement les pigistes dans un monde post-COVID-19

juin
16, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs d’entrepreneurs sont les leurs.

Il n’est pas surprenant que la plupart des entreprises se tournent vers la main-d’œuvre à la demande pour optimiser les coûts, survivre et prospérer dans un monde post-COVID-19. Bien qu’une main-d’œuvre conditionnelle ait existé pendant de nombreuses années, très peu d’entreprises comptaient principalement sur des entrepreneurs indépendants et des pigistes. Les postes contractuels étaient principalement disponibles soit pour des consultants et des experts en gestion hautement qualifiés, soit pour des travailleurs saisonniers.

Cependant, la pandémie de COVID-19 a changé la dynamique de la main-d’œuvre alors que des millions de personnes ont été licenciées et que les entreprises doivent rechercher des solutions alternatives pour rester compétitives. L’embauche de pigistes et de travailleurs à la demande est devenue une option privilégiée, même pour les entreprises plus traditionnelles. Cependant, la gestion des pigistes, des travailleurs à distance et des entrepreneurs indépendants n’est jamais transparente et nécessite des processus, une planification et une gestion fiable des fournisseurs et des services de gestion indépendants.

Certaines industries comme le développement de logiciels, le e-learning, le marketing numérique, la production vidéo, la gestion d’événements en ligne, l’hôtellerie, le tourisme et bien d’autres sont susceptibles de passer définitivement à la main-d’œuvre contingente. Étant donné que la gestion des pigistes a ses propres spécificités, les sept conseils suivants peuvent être utiles à toutes les entreprises qui envisagent d’embaucher plus de travailleurs de concert, de travailleurs à distance et de pigistes à l’avenir.

1. Analysez vos besoins d’embauche.

Si certains rôles avaient été strictement réservés aux employés à temps plein travaillant dans un environnement de bureau, ces rôles peuvent désormais convenir aux travailleurs à distance et aux indépendants. Pour identifier les rôles qui peuvent être transformés en emplois contractuels et en concerts indépendants, les responsables du recrutement doivent se demander « Quelle est l’importance de ce rôle pour l’entreprise? » Si le rôle est de la plus haute importance pour l’entreprise, envisagez de le conserver à temps partiel ou offrir une rémunération à un pigiste ou un entrepreneur indépendant qui a toujours livré un travail de qualité.

Cette approche peut assurer une haute qualité de travail et de motivation. D’un autre côté, tous les rôles qui ne sont pas essentiels à l’entreprise peuvent être transformés en rôles à temps partiel ou en contrats d’emploi et attribués à des indépendants et des entrepreneurs indépendants.

2. Développer un pool de pigistes.

Travailler avec des personnes qui ont démontré leurs compétences et fourni un travail de haute qualité à maintes reprises est la bonne voie à suivre. Dans le même temps, les chefs de projet doivent avoir suffisamment d’informations sur les projets sur lesquels ces pigistes ont travaillé auparavant et être en mesure de les contacter si un nouveau projet nécessite des compétences et une expertise similaires. Souvent, être en mesure de démontrer que vous disposez de ressources suffisantes est ce qui est nécessaire pour remporter un nouveau projet par rapport à la concurrence.

3. Sélectionnez un système de gestion indépendant.

Si plus de 10% de votre effectif est composé d’indépendants et de travailleurs de concerts, vous aurez le plus besoin d’un système de gestion d’indépendants pour pouvoir suivre les projets terminés et en cours, avoir accès aux informations historiques, gérer les budgets des projets, affecter des indépendants à de nouveaux projets, approuver les paiements et bien plus encore. Une liste de contrôle vous aidera beaucoup dans votre processus de sélection. Réponses à des questions telles que « Combien de pigistes vais-je gérer au cours des trois prochaines années? », « Vais-je gérer à la fois des pigistes et des travailleurs à distance dans plusieurs zones géographiques? », « Ai-je besoin d’intégrer des logiciels de gestion de projet et de suivi du temps? », « Ai-je besoin d’une facturation et d’une facturation automatisées? », Etc. vous aidera à sélectionner le système de gestion indépendant qui répond aux besoins de votre entreprise.

Cela peut également aider à éliminer les paiements en double. Imaginez que 10 pigistes travaillent sur le même projet, mais chacun travaille sur une tâche différente, a un délai différent et est payé un taux de rémunération spécifique. C’est la réalité pour de nombreuses entreprises de marketing numérique, de conception et de création. Si les paiements sont gérés via des feuilles de calcul Excel et que les approbations de paiement se font par e-mail, les paiements en double sont inévitables.

Les solutions d’entreprise comme SAP Fieldglass et Oracle HCM ne sont généralement pas une option pour les petites et moyennes entreprises (PME) en raison des coûts élevés d’intégration et de maintenance. Heureusement, il existe des alternatives abordables comme Transformify qui ont été spécialement conçues pour répondre aux besoins des PME.

4. Trouvez rapidement et efficacement des talents indépendants.

Travailler avec un groupe de pigistes encore et encore est formidable, mais de temps en temps, vous devrez embaucher de nouvelles personnes. Comme les besoins d’embauche dépendent fortement de la croissance de l’entreprise et de l’acquisition de clients, il est difficile de prédire l’ensemble des compétences qui seront nécessaires pour gagner le prochain client ou le prochain projet. Essayer de recruter des pigistes via divers sites d’emploi, marchés indépendants et similaires prend beaucoup de temps et les résultats sont souvent loin de ceux souhaités. La meilleure solution est d’avoir un système de gestion des pigistes intégré à un ATS (système de suivi des candidats) pour pouvoir rapidement recruter, embaucher et gérer des pigistes ad hoc.

5. Connaissez votre bassin de talents.

Les informations historiques sur les pigistes qui ont travaillé sur des projets similaires sont inestimables lors du démarrage d’un nouveau projet avec un budget serré et un délai difficile. Imaginez que vous avez interviewé sept pigistes pour un projet similaire dans le passé, trois ont été présélectionnés et un a obtenu le poste. Ce ne serait pas génial de pouvoir vérifier facilement qui étaient ces trois pigistes présélectionnés et de les contacter immédiatement pour vérifier s’ils sont disponibles?

6. Gérez les budgets des projets.

Souvent, la planification et l’exécution du projet ne sont pas alignées. Il y a des tâches qui ont été négligées et qui n’ont pas du tout été budgétisées, des compétences qui manquent et des personnes qui deviennent soudainement indisponibles. Il est courant pour les pigistes de travailler sur plus d’un projet en même temps. Pouvoir déplacer les coûts d’un seau à l’autre tout en respectant le budget est inestimable. Une mauvaise gestion budgétaire peut transformer un projet prometteur en un projet générateur de pertes.

7. Gardez un œil sur les rapports de suivi du temps.

Comme les pigistes sont souvent payés à l’heure, les chefs de projet doivent être en mesure d’identifier tout écart inhabituel dans les rapports de suivi du temps. Si la même tâche prenait 10 heures par le passé, pourquoi cela prend-il 30 heures maintenant? La vitesse de l’équipe est également importante, car il arrive que les membres de l’équipe soient parfois moins efficaces que la moyenne de l’équipe. Si les inefficacités et les heures surfacturées ne sont pas identifiées à temps, cela entraînera inévitablement une perte de productivité, des tensions dans l’équipe et une augmentation des coûts.

L’économie des concerts était en hausse même avant les blocages de COVID-19 et les licenciements massifs. Comme les entreprises n’avaient pas d’autre choix que d’adopter des politiques de travail à distance et de travail à domicile, de plus en plus d’entreprises compteront sur une main-d’œuvre et des indépendants indépendants.

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