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Comment garder votre équipe engagée pendant les réunions virtuelles

Essayez ces conseils pour maintenir leur attention.

29 juillet 20204 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs Entrepreneurs sont les leurs.

Avec la pandémie qui a poussé le monde vers tout ce qui est numérique du jour au lendemain, les chefs d’entreprise ont été contraints de diriger leurs équipes par vidéoconférence. Mais la technologie n’est pas la même chose que d’être ensemble en personne pour des réunions. Bien qu’être virtuel présente de nombreux avantages, il a obligé beaucoup d’entre nous à effectuer plusieurs tâches à la fois, divisant notre attention entre nos autres activités. La présence de votre équipe est-elle incohérente? Seuls quelques membres participent et s’engagent? Surmontez les membres de l’équipe qui sont désengagés lors des réunions de vidéoconférence avec ces conseils.

Rôles pré-attribués

Une façon d’engager votre groupe consiste à utiliser des rôles pré-assignés. L’un de ces rôles est le directeur financier, ou Directeur du divertissement. Le CFO est responsable du plaisir dans le groupe. Ils peuvent choisir des brise-glace ou jouer une chanson thème au début de chaque réunion. Laissez libre cours à l’imagination du directeur financier avec des façons de vous amuser lors d’un appel Zoom, puis que le plaisir commence!

Le COO, ou Chef de l’organisation, est chargé de prendre des notes lors de la réunion. Celles-ci doivent inclure toutes les questions sans réponse, les demandes spéciales, les besoins urgents, les idées discutées, la participation et toute autre question importante qui se présente. Ils devraient ensuite faire un récapitulatif à l’équipe.

Désignez un PDG, ou Directeur des événements, pour assister le chef d’équipe lors des anniversaires à venir, des anniversaires, des événements de la vie, etc. Le chef d’équipe devrait travailler avec le PDG pour déterminer les anniversaires à venir et les occasions spéciales, puis s’assurer de reconnaître ces personnes lors de la réunion.

Avant votre prochaine réunion d’équipe, demandez individuellement à certains membres de l’équipe s’ils souhaitent se voir attribuer un rôle. Au lieu de les laisser choisir leur rôle, je trouve que cela fonctionne mieux si j’identifie d’abord le rôle. Par exemple, je pourrais demander à une personne timide d’être le directeur financier. Ils ont toujours la possibilité de dire oui ou non, mais vous leur donnez la permission de sortir de leur zone de confort.

Les rôles devraient être tournés chaque semaine pour permettre à chacun de découvrir chaque poste. Les membres de votre équipe peuvent même réaliser des forces qu’ils ne savaient pas avoir.

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Trois façons de maintenir un niveau élevé d’engagement et d’assiduité

1. Construisez la cohérence. Essayez de conserver systématiquement la même date, l’heure et le même format qu’auparavant. Si votre réunion d’équipe hebdomadaire a lieu tous les lundis à 9 h, respectez cet horaire autant que possible (les gens adorent les habitudes et la routine). Et tout comme lors de votre rencontre au bureau, il est important que chaque membre de l’équipe soit présent afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et reçoive les mêmes informations. Tout comme auparavant, si la réunion doit être reportée ou modifiée, les membres doivent ajuster leurs horaires en conséquence.

2. Communiquez de différentes manières. Chacun de nous communique différemment. Certains préfèrent les appels téléphoniques ou les SMS; d’autres préfèrent le courrier électronique. Faites les trois! Avant votre réunion d’équipe:

Envoyez un e-mail avec les points saillants de l’ordre du jour, la date et l’heure de la réunion, et peut-être même une citation ou un mème encourageant ou motivant. Envoyez un texte lorsque vous envoyez l’e-mail. Envoyez une invitation d’agenda. a accepté la réunion, essayez de leur donner un coup de fil.

3. Envoyez des rappels et des suivis. Il est facile d’oublier une réunion virtuelle quand il y a tellement de distractions que nous travaillons à domicile. Il y a eu des moments où j’avais l’intention de rejoindre une réunion mais j’étais distrait. Puis j’ai réalisé: « Oh, non, j’ai manqué la réunion. » Pour éviter cela, je vous conseille d’envoyer un rappel la veille de votre réunion, une heure avant la réunion, et un e-mail ou un SMS «Nous sommes maintenant» avec toutes les informations pertinentes au début de la réunion.

Peut-être que votre équipe n’avait pas besoin de rappels ou de suivi, ou peut-être que vous n’êtes pas à l’aise de le faire, mais s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde est préférable pour toutes les personnes impliquées. Cela étant dit, c’est une ligne fine entre le suivi et la microgestion. Assurez-vous que vos suivis sont rapides et simples et assurez-vous que les membres de votre équipe savent que vous essayez de garder l’équipe à la hauteur, préparée et prête à basculer.

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