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3 façons de freiner le chaos et d’organiser des événements virtuels de dernière minute

3 août 2020 6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs Entrepreneurs sont les leurs.

Les derniers mois de la vie pendant la pandémie de coronavirus ont été un tourbillon d’activités et de décisions de dernière minute. D’innombrables employés ont soudainement été plongés dans le travail à distance, changeant leur calendrier en un rien de temps, et de nombreuses entreprises ont dû transformer des réunions en personne et des conférences en réunions virtuelles.

Par exemple, les Nations Unies – connues pour leurs réunions et conférences formelles – ont commencé la téléconférence avec des résultats mitigés, selon le rapport Devex à partir de fin avril 2020. N’étant pas habitués à travailler virtuellement, les employés de l’ONU ont dû pivoter pour récupérer après un premier hoquet avec des réunions en ligne.

Un article de la Harvard Business Review de juin 2020 décrit une situation similaire pour Adobe. La marque a dû annuler brusquement sa convention annuelle du Nevada en raison de la pandémie. Plutôt que de perdre la chance de rassembler tout le monde dans un même lieu physique, Adobe a déplacé sa conférence en ligne – et a plus que quintuplé la liste des invités.

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Faire des miracles en ligne à partir d’un chaos potentiel

Votre entreprise n’est peut-être pas aussi connue que l’ONU ou Adobe, mais vous avez probablement éprouvé le besoin de réunions virtuelles non planifiées et urgentes pour traiter des informations urgentes pendant le COVID-19. Cela ne s’arrêtera pas de sitôt.

Vous continuerez à être bombardé par toutes sortes d’informations inattendues. Les budgets seront perdus et, dans certains cas, retrouvés. Les marchés changeront. Le gouvernement pourrait publier des règlements affectant vos opérations. Ces sables mouvants signifient que vous pouvez vous attendre à organiser et à exécuter de nombreuses réunions de dernière minute. Cela peut être un défi de taille, mais ce n’est pas trop grand si vous êtes prêt.

Salesforce, par exemple, a dû faire passer son événement World Tour Sydney de mars 2020 d’une réunion en personne à une expérience en ligne avec un préavis de deux semaines. Leurs dirigeants ont relevé le défi et ont tout déplacé vers un format de diffusion en direct. Le résultat? L’entreprise a dépassé les attentes avec un record de 80 000 participants.

Gérer les réunions de dernière minute en toute confiance

Pour être sûr, la planification d’événements de Salesforce a été principalement effectuée. La société pourrait tirer parti des pistes de discussion, des sessions et du contenu, rendant le passage à une scène virtuelle un peu moins ardu. Les organisateurs n’avaient pas besoin de partir de zéro – ils avaient juste besoin de recadrer une expérience en direct pour l’adapter à un format numérique.

Vous pourriez ne pas être aussi chanceux ou bien équipé en ressources la prochaine fois que vous serez confronté à une situation urgente nécessitant une communication et une collaboration immédiates via des canaux virtuels. Et ça va. Vous pouvez toujours organiser avec succès des réunions et des événements en ligne en pratiquant les trois techniques ci-dessous.

1. Tracez un ordre du jour et des directives sans peluches.

Vous venez de réaliser que vous devez organiser un rassemblement en ligne. Ne paniquez pas. Au lieu de cela, canalisez votre énergie nerveuse pour créer et diffuser un programme hermétique. Le fait d’avoir un horaire fixe garantit que tous les sujets restent pertinents pour les participants. De plus, vous pouvez distribuer l’ordre du jour à l’avance pour encourager les personnes habituellement calmes à participer plus pleinement en leur donnant le temps de réfléchir.

Tout en travaillant sur l’ordre du jour, tenez compte de la durée totale de votre réunion pour vous assurer qu’elle ne devient pas incontrôlable ou ne se transforme pas en segments sans fin. Trente minutes est une bonne base. Rappelez-vous: la fatigue des rencontres virtuelles est réelle – suffisamment réelle pour justifier une couverture par la BBC. Gardez les sessions serrées, ne permettant que les éléments prioritaires de faire la coupe finale. Il est plus facile de planifier une réunion de suivi que de forcer les gens à regarder leurs écrans pendant des heures.

En guise de note finale, élaborez des directives de réunion concernant le protocole attendu, par exemple lorsque les participants doivent réactiver le son ou si tout le monde doit apparaître sur la vidéo. Indiquez si vous archivez et enregistrez la communication pour la partager avec toute personne qui ne peut pas y assister. Si cela vous inquiète, vous pouvez engager un producteur numérique pour faciliter les aspects de production et vous laisser vous concentrer sur le contenu.

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2. Répartissez les tâches et faites une course d’entraînement.

Avez-vous déjà assisté à une réunion sans leadership ni objectif clair? C’est frustrant et souvent désastreux. Même si vous êtes pressé par le temps, déterminez qui doit être présent et qui doit parler. Déterminez qui s’occupera des aspects techniques et qui sera à l’avant-plan. Même si vous prévoyez une réunion apparemment simple, décrivez le rôle de chacun pour éviter de manquer quelque chose d’important.

Après avoir étoffé un document de gestion d’événements qui comprend des affectations spécifiques, partagez-le. Plus tout le monde est préparé, meilleur sera l’événement. Oh, et assurez-vous de tout pratiquer, du partage d’écran à l’utilisation d’un logiciel interactif à écran tactile. Les vidéos n’ont pas toujours l’air impeccables lorsqu’elles sont lues sur des plates-formes de téléconférence. Les diapositives peuvent se figer et les écrans peuvent devenir pixélisés. La technologie est conçue pour rendre vos réunions productives et convaincantes, mais il est toujours prudent de tout tester avant de le mettre en ligne.

3. Répondez aux questions avec franchise et empathie.

Si vous avez posé des questions aux participants à l’avance, distribuez-les à chaque présentateur pour rendre les sessions de questions-réponses efficaces. Si vous n’avez pas posé de questions au public, essayez d’anticiper les questions que les participants pourraient poser. Une fois que vous avez une bonne idée de ce que les gens pourraient vouloir savoir, vous pouvez examiner vos réponses et noter des puces. Lorsque vous dirigez la réunion, répondez devant la caméra avec conviction et honnêteté.

Lorsque le PDG de Facebook, Mark Zuckerberg, a fait face à 25 000 travailleurs mécontents via un appel vidéo en juin 2020, il aurait pu préparer et fournir une réponse claire en réponse aux préoccupations concernant la controverse qui tourbillonnait autour des messages du président «tirer et piller». Il ne l’a pas fait, selon la couverture de Vox. Au lieu de cela, il a parlé de confiance avec les employés, en utilisant un langage qui le faisait ressembler moins à leur patron qu’à un collègue tout aussi concerné. Ses paroles n’étaient pas éloquentes, mais elles en disaient long parce qu’elles étaient authentiques. Même si votre travail consiste à planifier vos réunions de dernière minute, ne planifiez pas tellement que vous paraissez robotique.

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Il est difficile de créer une émission primée sans trop de préavis, mais cela peut certainement être fait. La prochaine fois que vous serez confronté à l’organisation d’une réunion en ligne, respirez profondément et appliquez les meilleures pratiques susmentionnées. Au fil du temps, vous aurez la réputation d’accueillir chaque événement impromptu aussi bien que vous l’auriez en personne.

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