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10 façons d’organiser des réunions de zoom productives, même avec des enfants dans le mix

6 janvier 2021 6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs Entrepreneurs sont les leurs.

Tenir des réunions Zoom productives à partir d’un bureau à domicile peut être difficile, mais avec des enfants à la maison, cela devient une tâche encore plus insurmontable.

Les distractions des enfants rendent non seulement difficile la concentration pendant les réunions virtuelles, mais elles peuvent également perturber l’ambiance d’une réunion. Après tout, il est difficile de maintenir une atmosphère professionnelle si les enfants font du bruit, jouent ou grimpent sur les tours.

Cependant, avec la discipline et la bonne approche, il est possible de minimiser les distractions et de profiter du meilleur des deux mondes, c’est-à-dire travailler de manière productive et passer du temps avec la famille.

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Voici quelques conseils pour éviter de rester sur la bonne voie lors des réunions virtuelles.

1. Fixez des limites claires

Des règles explicites sont la première étape vers un foyer sans distraction. À moins que les règles et les limites ne soient clairement définies, les enfants ne sauront pas ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas. Ces règles seront nouvelles pour de nombreuses familles, c’est pourquoi il est d’autant plus important de rendre ces nouvelles limites aussi claires que possible.

Un bon point de départ est les règles de «temps calme» qui interdisent le bruit pendant les appels téléphoniques, les visioconférences et autres tâches professionnelles. Cependant, comme la plupart des parents le savent, l’établissement de règles n’est que la première étape. Ensuite, nous devons nous assurer que les enfants les suivent.

2. Encouragez

Les incitations sont un excellent moyen de gagner la coopération, c’est pourquoi elles sont utilisées si fréquemment, à la fois à la maison et sur le lieu de travail. Récompenser les enfants pour les règles suivantes, par exemple, peut garantir que ces règles produisent réellement le résultat souhaité.

Bien sûr, les styles parentaux diffèrent, et certains peuvent préférer des incitations négatives. Les limitations de temps de téléphone ou de jeux vidéo, par exemple, peuvent également être un bon moyen de maintenir un bon comportement.

3. Distraire les enfants

Un autre excellent moyen de minimiser les distractions des enfants est de les distraire de manière préventive. Certaines distractions, comme la télévision ou les jeux vidéo, sont susceptibles de garder les enfants occupés, mais des activités amusantes comme celles-ci sont généralement improductives, car la plupart des parents hésitent à laisser leurs enfants passer des heures par jour sur les réseaux sociaux juste pour maintenir un bureau à domicile tranquille.

Cependant, si ces activités sont utilisées comme des incitations à d’autres bons comportements, il est possible de garder les enfants occupés avec un travail plus productif, comme les devoirs ou les travaux ménagers.

4. Créez des habitudes et respectez une routine

Sans structure, il peut être difficile de rester concentré et de se concentrer. Cela peut être un gros problème pour ceux d’entre nous qui travaillent à domicile. Sans une routine quotidienne et des habitudes cohérentes, il est plus difficile de rester concentré. Non seulement ce manque de structure affecte-t-il sa propre capacité de concentration, mais cela affecte également la capacité des enfants à rester concentrés sur leurs tâches.

L’application d’une structure définie à l’ensemble du ménage – comme les horaires de travail pour les parents et les horaires d’études pour les enfants – peut être un bon moyen de garder toute la maison synchronisée et productive.

5. Utilisez des écouteurs antibruit pendant les réunions

Les règles de temps calme peuvent aider à empêcher les enfants de distraire les autres participants à une réunion virtuelle, mais elles ne sont pas toujours suffisantes. Pour ceux qui sont facilement distraits – et qui ne veulent pas interférer avec la liberté de jouer de leurs enfants – les écouteurs antibruit peuvent être un bon moyen de réduire les distractions extérieures. Ils ne sont pas toujours une bonne option pour les parents qui ont besoin de garder une oreille ou un œil sur leurs enfants toute la journée, mais ils peuvent être très utiles lors de réunions lorsqu’il est important de rester à l’écoute.

Les écouteurs, ainsi que les autres conseils mentionnés ici, ne font en réalité que partie d’une stratégie globale visant à séparer sa vie professionnelle de sa vie familiale. Cette séparation est essentielle pour rester discipliné et productif.

6. Séparez l’espace de travail du reste de la maison

Il existe plusieurs façons d’éviter de mettre en valeur sa vie personnelle lors de l’organisation d’une réunion.

La première consiste à créer un bureau à domicile ou un espace de travail dédié, séparé du reste de la maison. Cela signifie maintenir un espace de travail avec des fournitures de travail, une décoration appropriée et une ambiance professionnelle.

Cette séparation aide à entraîner l’esprit à rester en mode travail, mais semble également plus professionnelle que d’organiser une réunion dans le salon avec des enfants jouant en arrière-plan.

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7. Habillez-vous professionnellement

Une tenue professionnelle et un environnement de travail professionnel vont de pair. Les deux aspects contribuent à créer une division entre la vie professionnelle et la vie familiale, et tous deux donnent une apparence plus professionnelle lors des réunions en ligne. Comme les autres techniques abordées ici, elles peuvent servir d’indices qui aident les enfants à saisir ces nouvelles limites entre le travail et la vie personnelle.

Au fil du temps, les vêtements de travail peuvent devenir un signe que les règles du temps calme sont en vigueur et que les parents ne doivent pas être dérangés.

8. Passez plus de temps de qualité avec les enfants

Si les enfants ont besoin de plus d’attention qu’ils n’en reçoivent, ils peuvent venir la chercher, même lors de réunions virtuelles. Il est donc important de passer autant de temps de qualité que possible avec les enfants. Cela signifie s’éloigner complètement du travail et consacrer du temps aux activités familiales. La raison est simple: les frontières floues entre la vie à la maison et la vie professionnelle érodent la qualité des deux.

9. Désactivez les réseaux sociaux, les téléphones portables et les e-mails

Une autre tactique bien connue pour rester concentré consiste à désactiver les distractions numériques, notamment la télévision, les téléphones portables, les e-mails et les réseaux sociaux. Dans les réunions Zoom, il est plus facile de contourner cette règle, puisque nous ne sommes pas assis au milieu d’une salle de conférence sous les yeux attentifs de nos collègues. Il vaut mieux éviter cette tentation, cependant, car elle ronge notre concentration et, finalement, la qualité de la réunion.

Dans les cas où les enfants doivent être dans la même pièce, c’est aussi une bonne idée de leur demander d’éteindre ou du moins de faire taire leurs distractions médiatiques.

10. Évaluer les performances et ajuster régulièrement

Pour beaucoup d’entre nous, travailler à domicile est une toute nouvelle expérience. C’est un travail en cours. Bien faire les choses prend du temps et de l’expérimentation. Les télétravailleurs expérimentés le savent, c’est pourquoi nombre d’entre eux analysent leur propre productivité et regardent leur propre performance à travers les yeux d’un manager.

Les journaux de temps, les mesures de travail et des outils similaires peuvent offrir un aperçu de ce qui fonctionne, de ce qui ne fonctionne pas et pourquoi.

L’essentiel: rester productif pendant les réunions Zoom, en particulier lorsque les enfants sont là, dépend souvent de l’utilisation de diverses techniques pour maintenir la concentration, minimiser les distractions et séparer la vie professionnelle de la vie familiale.

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